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공문서 전자유통으로 연간 1,257억 절감- 공문서 발송에서 접수까지 2~4일 ⇒ 1분 이내로 단축 백경희 |
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한국전기안전공사 서울지역본부 김선경 과장은 서대문구, 은평구, 마포구, 중구, 종로구, 용산구 등 30개 행정기관에 "전기설비 안전점검 안내"공문을 보내면서 전자정부의 성과를 새삼 느끼고 있다.
5개월 전만 하더라도 행정기관에 공문을 보내기 위해서 문서 출력, 봉투에 주소 기입, 봉투 삽입, 우편 발송 등 모든 작업을 수신기관의 수만큼 일일이 수작업으로 처리해야만 했고, 이러한 작업에 하루 이상 걸리는 것을 당연하게 생각했었다.
그런데 2010년 8월 한국전기안전공사가 행정안전부의 정부전자문서유통 서비스에 가입한 후부터는 김과장의 일하는 방식은 획기적으로 바뀌었다. 이제는 발송 버튼 하나만 클릭하면 여러 기관에 문서발송이 한 번에 해결되었기 때문이다.
또한, 발송 문서가 수신기관에 도달했는지 누가 접수했는지를 실시간으로 PC에서 확인할 수 있어, 일반우편 발송 후 수신기관에 일일이 전화로 확인해야 했던 예전에 비하면 매우 간편하게 처리할 수 있게 되었다.
김과장은 업무시간 내 처리할 일을 마치고 가족과 저녁을 함께할 수 있다는 생각에 절로 미소가 나왔다.
행정안전부는 전자문서유통 대상 기관을 대폭 확대하여 행정·공공기관간 문서 생산 및 유통비용을 획기적으로 절감하고 업무의 효율성을 크게 향상시키고 있다.
전자문서 유통시스템은 행정기관 뿐 아니라 교육기관과 공공기관 상호간에 전자적으로 문서를 송수신할 수 있도록 개발된 시스템이다.
이 시스템은 송수신뿐만 아니라 문서유통의 전 과정을 기록 관리하여 문서의 송수신 여부를 증명할 수 있는 일종의 배달증명시스템까지도 구축되어 있다.
전자문서 유통시스템은 지난 2000년에 중앙부처에 이어 2001년에는 시도, 2002년 시군구 등 행정기관에 우선적으로 구축하여 왔고, 교육청 및 공사·공단 등 공공기관으로 단계적으로 확대되었다.
특히, 2011년에는 419개 공공기관까지 확대하여, 2011년 1월 현재 모든 행정기관(518개)을 비롯하여, 공사·공단, 특수법인, 각급 학교 등 총 1,724개 기관(문서발생량이 상대적으로 적은 120여개 공공기관 제외)까지도 확대를 완료함으로써 공공분야 대다수가 전자적으로 문서유통이 가능하게 되었다.
이러한 이용기관의 확대에 따라 문서유통건수도 매년 증가하여 2005년 3,000만건에서 2010년에는 2배 이상 증가한 7,000만 건을 돌파했다.
전자문서유통시스템이 확대 구축됨에 따라, 과거 공문서 발송에서 접수까지 2~4일 걸렸던 것이 1분 이내로 단축되었다. 또한, 결재 후 팩스나 우편 등으로 보내졌던 종이 출력물은 자연스럽게 사라져 종이 없는(Paperless) 행정 구현에 크게 기여하게 되었다.
그 외에도 수신기관의 공문서 접수상황 등을 일일이 전화로 확인할 필요 없이 모니터로 확인하는 등 공공기관의 행정효율성 향상에 크게 기여했다.
2010년 한 해 동안 전자적으로 유통된 공문서가 7,313만 건인 점을 감안하면, 연간 약 1,257억 원의 비용절감 효과를 거둔 것으로 분석되고 있다.
박동훈 행정안전부 제도정책관은 "향후 전자문서유통시스템이 구축되지 않은 120여개 공공기관에 대해서도 점차적으로 확대해 나갈 계획"이라며 "스마트폰 및 태블릿 PC 등에서도 전자결재와 문서유통이 가능하도록 '모바일 전자문서유통 환경'을 구축하여 공공분야 스마트 오피스 구현을 통한 경쟁력 강화를 도모해 나갈 예정"이라고 밝혔다.
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